| Recomandari
|
|
Bunele Practici
|
| 1. Acces la Consulat
|
|
|
| a. Informatie scrisa
|
|
|
Intru evitarea aplicatiilor de vize incomplete si revenirii aplicantilor la sectia consulara, informatia potrivita trebuie sa fie difuzata cit mai pe larg. Pe linga date generale despre vizele Schengen, informatia despre procesul de aplicatie va fi disponibila in citeva limbi, cel putin in limba de stat si in limba consulatului.
Informatia va fi disponibila pe larg si se va afisa vizibil in afara cladirii consultatului.
|
|
Brosure care ofera suficienta informatie pentru aplicanti vor fi disponibile in toate punctele de contact din tara si se vor publica pe web site-ul misiunii.
Continutul informativ va fi urmator:
- tipurile de vize;
- adresa si numerele de telefon/fax a sectiilor consulare;
- orele de lucru;
- denumirea tarilor responsabile pentru deschiderea vizelor;
- taxa consulara pentru deschiderea vizei si termenul de plata. Se va indica explicit ca nu se percepe o taxa aditionala si ca in cazul in care aplicantul primeste refuz, taxa consulara nu se restituie;
- linia telefonica speciala care ofera ajutor la completarea aplicatiilor de vize, daca exista.
|
b. Contact prin telefon
Informatia ce tine de vize se acorda numai de personalul sectiei consulare, prin o linie telefonica speciala care opereaza in orele stabilite sau prin robot telefonic, in mai multe limbi.
|
|
Se instaleaza sistem telefonic cu mai multe optiuni, care permite interlocutorilor sa solicite informatie prin tastarea numerelor sau comanda vocala in diferite limbi si in functie de planurile specifice de calatorie.
|
c. Aplicatiile
Formularele de aplicatii se ofera gratuit in oficiile agentiilor de calatorie si agentiilor aeriene, precum si la sediile asociatiilor de afaceri, institutiilor culturale, etc.
Modelele formulare completate corect se afiseaza sau se publica pe Internet.
|
|
Formularele sunt disponibile la punctele de contact din tara si pot fi accesate on-line, permitind aplicantilor sa le completeze si sa le expedieze in format electronic pina la prezentarea in persoana la sectia consulara.
Modele de formulare completate corect se afiseaza pentru informarea aplicantilor.
|
d. Semne si anunturi
Se vor plasa anunturi ca nu se percep alte taxe decit taxa consulara pentru prelucrarea aplicatiilor de viza.
Se vor plasa semne pentru vizitatori pentru a indica intrarea sau ghiseul de primire.
|
|
Se vor plasa anunturi suplimentare la intrare in reprezentanta sau sectie consulara pentru a informa vizitatorii in limba de stat. Consulatul va informa aplicantii cu privire la taxele consulare si termenul de plata. Totodata, se indica explicit ca nu se percep alte taxe si nu se restituie taxa consulara in caz de refuz.
Semnele plasate, reprezentantii sectiei consulare sau ofiterii de paza a acesteia vor indica vizitatorilor intrarea corecta sau rindul corect.
Informatia despre perioada de virf va fi publicata in presa locala pentru a sugera vizitatorilor sa evite aplicatii de vize in perioade de aglomeratie.
|
e. Verificarea preventiva a aplicatiilor
Formularele prezentate de aplicanti vor fi verificate de reprezentantul sectiei consulare sau de ofiterul de paza pentru a asigura corectitudinea completarii si semnarii formularelor, precum si alaturarea documentelor de insotire necesare.
|
|
In sectiile consulare mari se efectueaza verificarea formularelor completate. In sectiile consulare mai mici, cu personal suficient, toti aplicantii care se prezinta vor depune aplicatiile.
La un numar mare de aplicatii se stabileste un sistem de programare. Se va determina un termen pentru solicitare a programarii intru evitarea aglomeratiei.
|
f. Accesul
Se vor evita rindurile mari pe linga sectia consulara.
|
|
Se va asigura personalul si echipamentul suficient pentru depunerea rapida a aplicatiilor, fara asteptare indelungata.
|
|
2. Securitatea cladirii
|
|
|
1) In exteriorul cladirii
In sectii de vize mari in care nu se practica programarile, se vor stabili niste bariere mobile pentru organizarea rindurilor de asteptare. Se va precauta si posibilitatea angajarii fortelor de politie pentru a monitoriza ordinea.
2) Incaperea de asteptare
In unele cazuri salile de asteptare se pot stabili inauntrul cladirii ambasadei, fara o intrare separata. In aceste cazuri controlul de securitate a vizitatorilor si obiectelor de proprietate se va efectua la intrare.
Unde e posibil, contactul dintre personalul sectiei consulare si vizitatorii se va efectua la ghisee inzestrate cu ecran de sticla.
Odata cu incheierea orelor de operare, salile de asteptare se vor verifica de catre un ofiter de securitate.
Se recomanda o separare vizibila intre sala de asteptare si ghisee.
|
|
- Salile de asteptare pentru vizitatorii sectiei consulare vor fi usor accesate printr-o intrare separata.
- In cazuri in care nu se prevad intrari separate pentru salile de asteptare, acestea nu se vor separa prin usi de sectiile consulare.
|
3) Ghisee consulare
Ghiseele vor fi amenajate cu ecrane de sticla, permitind ca documentele sa fie transmise personalului fara daunarea acestuia si pentru a asigura o comunicare usoara si discreta.
|
|
- Se folosesc ecrane din sticla antiglont.
- Dedesubt la ecrane se stabileste un spatiu pentru transmitere a documentelor de format A4.
- Se instaleaza un echipament care permite o comunicare usoara si discreta, spre exemplu sistemul intercom cu microfon si casti pentru ambii interlocutori.
- zona de discretie este marcata in fata fiecarui ghiseu.
- in unele tari se iau masuri speciale pentru cazuri de discretie deosebita (o cabina cu usa si scaune pentru vizitatori).
- Pentru a asigura examinarea ordonata a aplicatiilor, aplicantii vor fi invitati prin difuzor sau numarul lor va aparea pe ecran operat de ofiterul consular.
- Ferestrele de la primul etaj se vor proteja cu gratii.
- Accesul se va permite printr-o usa cu control automat.
|
4) Cladirea
- Cladirea trebuie sa fie protejata de jafuri si alte infractiuni.
- Intrarea va fi protejata de o un sistem de control cu lacat.
- Se va pune la dispozitie echipamentul necesar pentru efectuarea verificarii vizitatorilor (vezi mai sus).
- Vizitatorii vor trece peste un detector metalic portal sau cel putin vor fi verificati cu un detector portabil.
|
|
|
|
3. Depunerea aplicatiilor de viza
|
|
|
|
a. Prezenta in persoana
|
|
De regula fiecare aplicant se prezinta in persoana pentru interviu la sectia consulara. Aceasta cerinta se aplica si pentru minori sau persoane aflate sub tutela si oricare alte persoane indicate in pasaportul aplicantului.
|
|
b. Vize diplomatice si de serviciu
|
|
Vizele diplomatice si de serviciu se deschid numai in pasapoarte diplomatice si de serviciu, pentru calatorii oficiale.
Numai in cazul in care aplicantul nu dispune de un pasaport diplomatic sau de serviciu, aceste vize se deschid in alte tipuri de pasapoarte.
|
|
4. Examinarea aplicatiei
|
|
|
a. Depunerea aplicatiei
Prin Decizia Consiliului UE din 1.1.2003 se introduce un formular armonizat pentru viza Schengen.
Durata vizitei trebuie sa corespunda cu scopul vizitei.
Raspunsul la intrebarile din formular va fi complet si explicit.
Formularul va include o fotografie de identificare a aplicantului si va indica, in masura posibila, destinatia calatoriei
|
|
Formularul armonizat este tradus in limbile principale de circulatie in tarile in care se depun aplicatiile.
Formularul armonizat va fi disponibil on-line.
Formularul este completat in detaliu (aplicantul trebuie sa dea adresa sa deplina sau a persoanei de referinta).
Formularul este semnat personal de catre aplicant, care raspunde de corectitudinea informatiei.
Se va verifica daca fotografia depusa odata cu aplicatie sau din pasaport este:
- fotografia aplicantului
- o fotografie color
- cu un fon deschis
- clara
- include deplin fata aplicantului
- o fotografie recenta
- de marimea 3.5 pe 4.5 cm
- permite destingerea clara a caracteristicilor principale a fetei aplicantului. Barba, nasul, obrajii, ochii si sprincenele nu vor fi acoperite. Fruntea tot nu va fi acoperita, ca sa fie vizibila forma ei.
La depunerea aplicatiei se va plati o taxa consulara care acopera costul examinarii acesteia. Aplicantul primeste un bon de plata care indica ca taxa nu se restituie in caz de refuz.
|
|
b. Examinarea aplicatiei
|
|
Se verifica daca aplicantul este rezident legal al tarii in care s-a depus aplicatia.
O atentie sporita se atrage persoanelor:
- a caror pasaport contine stampila de deportare, anulare a permisului de resedinta sau un termen de parasire a tarii.
- care aplica pentru o viza de tranzit prin zona Schengen, cind intrarea in tara terta nu este asigurata sau tranzitul nu trece prin statele Schengen.
- care nu vor putea suporta cheltuielile de sedere si nu sunt sponsorizate
- detinatori de documente de azil sau alte documente de calatorie care nu sunt pasapoarte
- care aplica la viza pentru un termen mai lung decit este necesar conform scopului calatoriei
- sunt recunoscuti sau suspectati de implicare in activitati criminale sau dupa caz pot fi considerati infractori potentiali. In acest caz aplicantilor li se va cere prezentarea dosarului penal.
O atentie deosebita se acorda familiei aplicantilor, proprietatii si angajarii acestora in cimpul de munca in tara de resedinta.
|
c. Verificarea documentelor
Consulatul va marca documentele neoficiale intru evitarea reexaminarii acestora.
|
|
Documentele alaturate aplicatiei se verifica minutios si se plaseaza in dosar. Dupa caz, documentele eliberate local se pot verifica de catre organele locale competente.
Intru detectarea documentelor false si falsificate, se asigura un schimb de informatie in cadrul cooperarii consulare.
In cazuri posibile, reprezentantii consulari vor contacta autoritatile locale, bancile si alte organe competente pentru a detecta documente false si falsificate.
|
|
d. Tipuri de vize
|
|
Vizele eliberate vor corespunde profilului si necesitatilor aplicantului pentru a preveni aplicatii repetate sau folosirea gresita a vizelor.
In cazurile in care profilul aplicantului indica necesitatea de a intra cel putin de 2 ori, se va elibera o viza cu intrari multiple pe durata necesara aplicantului. Vize cu intrari multiple nu se elibereaza aplicantilor care solicita viza pentru prima data.
|
e. Plasare in dosar
Viza eliberata se va pastra timp de 1 an dupa expirare sau timp de 5 ani in caz de refuz.
|
|
Aplicatii de viza vor fi puse in dosarul consulatului.
Documentele alaturate aplicatiei se vor pastra in dosar.
|
|
5. Comunicarea refuzului
|
|
|
|
|
|
Aplicantul va fi informat despre refuz, verbal sau in scris, in termen potrivit, conform prevederilor legislatiei nationale.
Aplicantului i se vor comunica cauzele legale si justificarea deciziei de refuz.
Aplicantul va primi informatie despre posibilitatile de apel (administrativ sau juridic), cu indicarea termenului de inaintare a apelului.
Aplicantul va fi informat despre posibilitatea depunerii repetate a aplicatiei in cazul in care acesta a depus un apel si el este in procesul de examinare.
In cazul refuzului motivat prin "alerta SIS", se face referinta la alerta SIS respectiva. La solicitarea aplicantului de informatii privind examinarea datelor personale de SIS, se face referinta la organele competente de protectie a datelor.
Motivul refuzului de eliberare a vizei unui membru de familie a cetateanului UE se comunica persoanei respective, cu exceptia cazurilor cind aceasta contrazice intereselor de securitate a statului vizat. (Directiva 64/221, art. 6)
|
HOME
